据不完全统计，每个人的邮箱里每天传输的邮件超过3190亿封，所有行业的平均信件打开率仅为16.97%。这意味着数十亿封邮件在各种收件箱中被忽略。

那么，怎样做才能让发来的邮件不显得突兀和打开，不被归类为垃圾邮件呢？友好提醒邮件不仅能有效传达信息和请求，还能让收件人感受到你的尊重和关心，有助于避免不必要的误解和冲突。在商业和职场中，一封友好的提醒邮件可以提高你的职业形象和声誉，进而增加你的信任和合作机会。

提醒邮件

当重点的事情即将发生或错过截止日期时，是发送提醒邮件的最佳时机，一般适用于:

提醒即将举行的会议或活动；跟进发票或付款；提醒错过的截止日期；重新关联有关一个项目；在申请和面试工作时保持留意。

不管目的是什么，要记住的主要事情是邮件的语气和时机。友好提醒邮件的语气应该礼貌、专业，但也应该紧急、简洁。提醒某人他已经错过了最后续限，需要使用不同的语气，而不是提醒同事什么时候见面。如果是需要立即行动的情况，比如错过了截止日期，发件人可以使用直接的语言。

在电子邮件的主题行中添加诸如“需要采取行动”、“请求”或“提醒”之类的词语会立即引起注意，并促使收件人采取行动。对于比较随意的提醒，选择活泼但不太紧急的词。最好在邮件的主题行中包含诸如“跟进”、“确认”或“下一步”这个的短语。语气只是友情提醒邮件的一个方面。发送方还是要抓住机会。虽然每种情况都没有最佳时间，但这些是每封提醒邮件最常见的时间范围。

需要提前多久发提醒邮件

在发送提醒邮件之前，您需要考虑特定情况下的最佳时间。

一般来说，你可以参考时间间隔:

即将举行的会议：提前一到两天。给参加会议的人几天的提前时间，因为他们可能需要准备相关事项；即将到来的活动：活动前3到14天。发件人可以在活动前发送多个提醒邮件，以激发热情，并确保每个人都清楚时间和日程安排；即将到期的截止日期：依据项目而异。对于复杂的项目，请给予很多时间，对于简单的任务，请缩短时间框架；过期的付款或截止日期：到期日后的第二天。发件人希望在人们的头脑中时时刻刻提醒他们，并表明正在等待他们采取行动；求职申请：Muse建议等待五到十个工作日后跟进。如果有人向您推荐了该职位，请在联系人力资源团队或招聘经理之前与他们联系以获得见解。这可能看起来很长时间，但Indeed发现44％的求职者在申请后的几周内会收到雇主的回复，仅有37％的求职者会在一周内收到回复；面试：如果面试预定在几周后，请在前一天检查以确保时间仍适用于所有相关方。如果某人应该在面试后与发件人联系，请等待约定的时间后再发送催邮件。仍然没有消息？等待五到七天再发送。

现在，作为发件人，你知道了发送每封提醒邮件的最佳时间，下一步就是要弄清楚邮件应该包含什么，这个才能让你的邮件看起来像是人们愿意打开阅读，并得到快速回复。

如何发送友好的提醒邮件

一封友好的提醒邮件需要内容清晰、友好、简洁。寄信人希望委婉地鼓励收信人采取行动，但又不至于被动到让人忽略信中的信息。最佳提醒邮件有五个核心要素。

1.主题行

在电子邮件中，主题行是指电子邮件的标题，通常位于电子邮件正文的上方。是邮件的第一印象，也是吸引收件人打开邮件的关键。主题行应简要描述邮件的主要内容，同时突出邮件的重点性和紧迫性，以引起收件人的注意。收件人通过主题行大概能明白发件人想提示什么。所以对于主题来说，主要目的是保持主题简短，增加紧迫感。

2.问候

在电子邮件中，问候语是指邮件正文中的一句话，用来问候和表达对收件人的问候。它通常出现在主题行之后正文开头的第一句话中。问候语可以依据收件人和公司的文化习惯来选择，问候语也为发件人的邮件正文定下了基调。

问候语是邮件的开场白，需要依据收件人和公司的文化习惯来选择。在非正式场合，你可以使用更亲切、轻松的问候语，而在正式场合，你应该使用更恰当、礼貌的问候语。特殊情况下，如果公司规定了固定的问候语，你可以遵守公司的规定。

3、文本(语境)

在电子邮件中，正文是指电子邮件的正文部分，用于解释为什么要将电子邮件发送给收件人，提供与电子邮件主题相关的详细信息，并可能包括一些个性化的内容或最新发展，以增强电子邮件的实用性和亲和力。

在邮件正文中，要解释邮件的主要内容，让收件人看得明白。你可以提供背景、截止日期等详细信息。，以便收件人更容易理解电子邮件的意图。另外，还可以依据收件人的兴趣和公司的最新动态添加一些个性化的内容，增强邮件的亲和力和实用性。

友好提醒电子邮件的正文需要包含以下信息:

强调主题行中的紧急性和重点性。提供明确的背景和上下文，让收件人知道为什么你正在给他们发送邮件。提供必要的详细信息，如截止日期、地点、时间等，以便收件人知道应该做什么和何时完成。表达感激之情或者感谢收件人的付出或合作。提供联系方式和任何其他必要的信息，如附件或链接等。

友情提醒邮件要尽量简短明了，使用通俗易懂、礼貌的语言。同时，邮件要专业、清晰，确保收件人理解邮件的目的和意图。

4.请求

在电子邮件中，请求通常是指请求收件人采取某种行动或回复。请求可以包括请尽快回复邮件，请提供一些信息或文件，请参加会议或活动等。请求通常是一封电子邮件的主要目的，所以它应该表达得清楚简洁。这里不要太啰嗦，否则你可能会失去收件人的注意力。

例如:

请记得在下周二上午10点之前提交报告。请在今天晚些时候之前确认是否能参加下周四的会议。请将合同发票发送到youremail@email.com，并抄送给我。如果您有任何问题，可以通过(123) 456-6666与我取得联系。

5.签署

在电子邮件中，“end”通常指邮件的结尾，包含一些礼貌用语和签名。最后，发件人可以再次感谢收件人花时间阅读邮件，总结邮件内容要点，并表达对对方回复或下一步行动的期待。发件人还可以在结尾使用适当的结束语和签名，来传达你的礼貌和严肃。

感谢您抽出时间来处理此事感谢您将此项目放在优先位置期待您的回复真诚地再次感谢

在邮件的结尾，写上发件人的名字，并添加额外的背景信息，如职位、公司名称或联系方式，以便传达很多的内容。

技巧

提供清晰的解决方案

发件人的提醒要明确告诉收件人下一步该怎么做。这可能包括简要描述或提供可执行的解决方案。

鼓励回应

如果发件人认为之前发的消息没有被收到或阅读，请鼓励收件人在邮件中收到消息后回复。这个请求并不难实现，它是确保消息被接收的好方法。

避免出错

太罗嗦了

发送提醒邮件时，内容需要直奔主题，不要在邮件中添加收件人不想看的段落。让提醒言简意赅，让他们能很快知道提醒的内容，直截了当。

不必要的道歉。

当发件人重新发同样的信息时，可能会很烦，但没必要道歉。那是友好的邮件提醒。不要抱歉。这封电子邮件的目的是提醒收件人他们想要参加或完成的活动或截止日期。

友好提醒邮件是一种有效的沟通工具，它可以帮助您确保发件人的请求或信息被收到并记住。它们可以用于各种场合，例如跟踪会议或活动的日期，提醒客户或同事完成任务或回答问题，或者帮助确保计划按时实施。

友好提醒邮件的好处是，它是一种非常礼貌和温和的方式来提醒别人一些事情。虽然你通常需要发送第二封或第三封提醒邮件，但人们会更愿意接受你的请求，并欣赏这封提醒邮件，这也是提醒邮件的目的。通过使用友好简洁的语言和恰当的语气，发送者可以增加接收者回应请求或提醒的可能性，避免引起对方的不满或厌烦。另外，它们还可以提供有关下一步操作的明确信息，并帮助确保发送方的请求或信息得到正确处理。

总之，友情提醒邮件是一个非常实用的沟通工具，无论是在职场还是日常生活中都可以使用。知道如何正确地写一封友好的提醒邮件，可以更有效地与他人沟通，提高工作效率和组织能力。感谢您的阅读。很多有关邮件营销的问题，请点击阅读往期内容。